Die Arbeiten sollen als pdf-Datei, Original oder gute Kopie eingesandt werden. Hilfreich ist zusätzlich eine Beschreibung der Idee hinter der Story, des Konzepts, der Hintergründe, Umsetzung, Reaktionen etc. Besonders bei Serien und Redaktionskonzeptionen ist dies unerlässlich. Es erleichtert der Jury die Bewertung.
Der Preis spricht nicht nur gut ausgerüstete Großstadtredaktionen an, auch Lokalredaktionen mit knapper Besetzung bekommen ihre faire Chance. Bei der Preisvergabe berücksichtigt die Jury diese Unterschiede in der redaktionellen Ausstattung. Deshalb ist folgendes erforderlich: Name des Einsenders, Funktion, Kontaktangaben, Name des Mediums, Auflagenhöhe/Reichweite, Verbreitungsgebiet, Anzahl der Lokalausgaben usw. Ganz wichtig und hilfreich für die Einschätzung: Wie ist die Geschichte/Serie/Aktion entstanden, wie ist sie konzipiert und umgesetzt worden, wer war alles beteiligt, wie war die Publikumsresonanz, gab es Schwierigkeiten, die überwunden wurden usw. All diese Angaben knapp, präzise und übersichtlich.